DMS, OpenKM, Vertragsmanagement

Vertragsmanagement out of the box mit OpenKM

Quelle: https://www.openkm.com/blog/contract-management.html (Übersetzt aus dem Originalbeitrag von Ana Canteli)

Die Vertragsverwaltung ist für Unternehmen im Rahmen der Projektmanagementprozesse unerlässlich. Alle unterhalten vertragliche Beziehungen zu ihren Kunden, Verkäufern, Lieferanten und Mitarbeitern, ganz zu schweigen von den Personalressourcen des Unternehmens. Daher arbeiten sie mit einer Vielzahl von Verträgen, die manchmal für verschiedene Bereiche des Unternehmens verwendet werden: Einkauf, Expansion, Verkauf, etc.

Die Verantwortlichen der Vertragsverwaltung – Projektmanager – müssen die Bedingungen aushandeln, die Verpflichtungen einhalten, die Einhaltung der Bedingungen überprüfen und den Vertrag bei Bedarf überprüfen, alle Ereignisse dokumentieren, die während des Lebenszyklus eintreten, und die Bestimmungen des ursprünglichen Vertrags durch Änderungen oder Korrekturen ergänzen oder aktualisieren. Bei dieser Art von Dokumenten ist es auch unerlässlich, eine Datenschutzerklärung festzulegen, die die Vertraulichkeit dieser Dokumente garantiert.

All diese Aktivitäten, die für Unternehmen lebenswichtig sind, können schwer zu verwalten und zu erhalten sein. Daher ist eine Enterprise Contract Management Software ein wesentliches Element, wenn es darum geht, eine angemessene Kontrolle über die Verträge zu behalten. Nicht umsonst wissen wir alle, dass der Einstellungsprozess nicht mit der Zuordnung des Vertrages endet. Vielmehr beginnt das Vertragsmanagement. Unternehmen, die sowohl im öffentlichen Beschaffungswesen als auch im privaten Sektor tätig sind, stehen unter dem Druck, ihre Kosten zu senken und gleichzeitig ihr operatives und finanzielles Management zu verbessern.

Dies ist möglich, wenn wir uns für die Automatisierung und Verbesserung der Vertragsprozesse, die Einhaltung der Bedingungen und den Einsatz von Anwendungen entscheiden, die diese Anforderungen mit Genauigkeit erfüllen.

Das Dokumentenmanagementsystem OpenKM ermöglicht die effiziente Verwaltung von Vertragsprozessen, von der Erstellung über die Ausführungsphase bis hin zur Analyse, in einer Weise, die die Leistung des Finanzmanagements maximiert und das Risiko minimiert.

Alle Verträge werden vorgeschlagen, um die Verpflichtung und Genehmigung des Personals zu erhalten, das in jeder Phase und Stufe des Projekts involviert ist. Daher sollten Auftragnehmer oder Dritte zunächst den Grund für den Vertragsabschluss und die angestrebten Ziele kennen. Da eine gute Vertragsverwaltung es ermöglicht, zu gewährleisten, dass alle an dem abonnierten Vertrag beteiligten Akteure die Kriterien kennen, nach denen ihre Leistung analysiert wird, können sie die Vertragsindikatoren rationalisieren. Und damit erhöhen wir die Wahrscheinlichkeit, dass jeder Vertrag zu einem Erfolgsfall wird.

Um einen Vertrag von Anfang an erfolgreich zu verwalten, müssen die für sein Management zuständigen Mitarbeiter, einschließlich des Projektleiters, in der Vertragsmanagement-Lösung die Plattform finden, die es ihnen ermöglicht, mehr Informationen zu dem Zeitpunkt zu erhalten, zu dem sie sie benötigen.

In diesem Aspekt ermöglicht die OpenKM-Suchmaschine den Nutzern die Suche und damit das Auffinden von Informationen und Dokumentationen nach mehreren Kriterien. Von der Suche nach Freitext, um die Suche nach Ort im Dokumentenmanagementsystem oder Wörtern im Textkörper der Datei zu filtern. Nach Name oder zugehörigem Titel; Schlüsselwörter, Sprache, Autor oder Datumsbereich. In OpenKM ist es auch möglich, nach dem Pfad, den möglichen Kategorien, die dem Vertrag zugeordnet sind, zu suchen und darin andere Kriterien wie die Art des Dokuments (Datei, Ordner, Mail, Datensatz) oder dessen Erweiterung anzuwenden. Wir könnten sogar nach Informationen suchen, die auf hinzugefügten Notizen basieren. Und der effizienteste Weg, um nach wertvollen Informationen zu suchen, dank der Metadaten. Extrahiert aus dem Körper der Datei, durch die Zonen-OCR-Engine, die in der Dokumentenverwaltungssoftware enthalten ist, oder aus in die Software integrierten Datenbanken. Auf diese Weise können wir eine schnelle Suche nach den Inhalten durchführen, die der Projektleiter benötigt.

Darüber hinaus muss die Vertragsmanagementsoftware immer mit der Strategie und Politik des Unternehmens übereinstimmen, um die Vertragsbedingungen einzuhalten, die Anwendung von Best Practices zu fördern und die Abdeckung der beteiligten Abteilungen zu erhalten, die an der Erbringung von Dienstleistungen oder der Lieferung von Produkten beteiligt sind. Und um die Kontrolle über andere wichtige Aspekte des Vertragsmanagements zu ermöglichen.

Wir sollten nicht vergessen, was die Ziele des Unternehmens sind. Was sind die kritischen Faktoren für den Erfolg des Vertrages? Gibt es festgelegte Service Levels? Was ist der Kommunikationsplan, etc. Das Dokumentenmanagementsystem sollte es ermöglichen, Abweichungen während des gesamten Vertragslebenszyklus zu bestätigen.

In diesem Aspekt trägt die Automatisierung der Geschäftsprozesse dazu bei, die Einhaltung der Richtlinien des Unternehmens und der definierten Verfahren zu verbessern, um die Ziele des Vertrages zu erreichen. Oder wir können auch Workflows verwenden, die eine eindeutige Möglichkeit bieten, komplexe Aufgaben und Prozesse zu verwalten; so dass die Einhaltung der Kriterien gewährleistet ist, da Benutzer nicht auf fortgeschrittene Stadien des Prozesses zugreifen können, ohne die Kriterien früherer Phasen des Workflows zu erfüllen.

All dies trägt dazu bei, die Risiken, die sich aus der Teilnahme an Verträgen in allen Branchen ergeben, zu minimieren. Von besonderer Bedeutung könnten wir die mit öffentlichen Verwaltungen abgeschlossenen Verträge über die Bauwirtschaft sein, bei denen die Verletzung wichtiger Termine zur Anwendung von belastenden Klauseln für das Unternehmen führen kann.

Denn das Dokumentenmanagementsystem, mit dem der Projektleiter das Vertragslebenszyklusmanagement anwendet, ist Teil des Vertrages und muss die Steuerung aller projektbezogenen Aspekte ermöglichen.

Die Dokumentenmanagementsoftware muss allen Vertragsparteien den Zugang zu den Informationen und Unterlagen ermöglichen, die sie für ihre Arbeit benötigen. OpenKM ermöglicht die Anwendung von Sicherheit in 3 Stufen. Zuerst müssen die Benutzer über ein Login und Passwort verfügen, um auf das System zugreifen zu können. Zweitens hat jeder Benutzer ein Profil zugewiesen, das die für ihn zugänglichen Funktionen definiert. Und schließlich ermöglicht die auf granularer Ebene angewandte Sicherheit jedem Vertragsteilnehmer den Zugriff auf die Dokumente, Ordner oder Dateien, die seiner Verantwortung unterliegen, und vermeidet Zugriffe, die nicht auf andere Umgebungen erlaubt sind.

Die Vertragsmanagementsoftware muss dazu beitragen, eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten. In diesem Sinne ermöglicht der Abschnitt OpenKM Relationships den Benutzern, ein Dokument mit anderen zu verknüpfen, basierend auf der Art der vom Unternehmen definierten Beziehung. Diese Beziehungen können von unterschiedlicher Art sein, um auf jede Situation zu reagieren. Auf diese Weise kann der Benutzer, der nach einem Dokument sucht, sehen, mit welchen anderen Dateien es verbunden ist, welche Art von Beziehung sie verbindet und aus der ausgewählten Datei auf die verknüpften Dokumente zugreifen.

Die Sicherheitsarchitektur des Dokumentenmanagementsystems OpenKM sowie eine vollständige Überprüfung aller von den Benutzern durchgeführten Aktionen garantieren die Einhaltung der von dem Unternehmen festgelegten Datenschutzrichtlinie.

Durch den in OpenKM integrierten Online-Chat können die am Vertragsmanagement beteiligten Nutzer der Personalabteilung eine fließende Kommunikation mit den Mitarbeitern pflegen. Außerdem können wir im Abschnitt Notizen wertvolle Informationen hinzufügen. Im Abschnitt Forum können wir Aspekte im Zusammenhang mit dem Dokument diskutieren und einen Punkt darstellen, an dem wir weitere Informationen erhalten. Und im Wiki-Bereich können wir die Inhaltsquellen der Datei hervorheben.

Der in der Dokumentenmanagementsoftware enthaltene Task-Manager ermöglicht die Organisation von Besprechungen, die Einrichtung fortschrittlicher Kalender und die Verknüpfung dieser Ereignisse mit Aufgaben oder Projekten, wobei wiederum ein Zustand oder eine Typologie zugewiesen wird, die der Projektleiter definieren kann. Der Organisator kann auch Beratungsunterlagen empfehlen, die der Veranstaltung beigefügt sind und von denen die Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt werden. Dies ist ein weiteres Element des Dokumentenmanagementsystems, das die Überwachung, Aktualisierung und Registrierung aller Ereignisse im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagement ermöglicht, um die Einhaltung der Ziele sicherzustellen.

Bildquelle: Foto erstellt von osaba – de.freepik.com

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