DMS, OpenKM, Papierloses Büro

Der Start in die Digitalisierung mit dem papierlosen Büro

Übersetzung aus dem Beitrag von Mario Zules vom 26. April 2019

Wie Sie wissen sind Mobile-Apps, das Smart Home oder Smart Cars der Inbegriff für Komfort geworden. Warum sollte sich Ihr Büro-Erlebnis davon unterscheiden? Ein papierloses Büro erhöht den “Smart-Faktor” und trägt wesentlich zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe bei. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Büro ohne ein einziges Blatt Papier! Stellen Sie sich vor, Sie müssen keine Papierdokumente unterschreiben und im Büro herumgehen. Keine Papierdokumente, die durchsucht und ständig aktualisiert werden müssen. Keine Papierdokumente, die Sie in Ihrem begrenzten Büroraum aufbewahren müssen. Es sind natürlich auch keine Archive mehr erforderlich. Es klingt zu gut, um wahr zu sein, oder?

Während es wie eine entfernte Möglichkeit erscheinen mag, ist dies die Zukunft des Unternehmens. Viele Unternehmen bewegen sich bereits auf dem Weg zum papierlosen Büro, indem sie eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) wie OpenKM einsetzen, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und wertvolle Zeit zu sparen.
Lassen Sie uns herausfinden, warum das papierlose Büro die richtige Strategie für ein Unternehmen ist:

1. Kostengünstig

Da Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, Kosten zu senken und gleichzeitig erhebliche Gewinne zu erzielen, erscheint das papierlose Büro als eine praktikable Lösung. Die Papierdokumentation ist ein immer teurerer Aufwand. Seine Mängel wie Diebstahl, Verlegung und Verlust sind auch nachteilig für ein Unternehmen.
Ohne Papier wird kein Geld für den Kauf von Papier, Druckertoner, Druck oder die Einstellung von Archivpersonal ausgegeben. Es wird kein Geld für die Anmietung von Dokumentenspeicherplatz oder den Kauf von Archiven ausgegeben. OpenKM ist nützlich, um Papier durch Büroautomation zu vermeiden. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente in digitalen Formaten aufzubewahren, so dass Ihr Büroaufwand erheblich reduziert wird.

2. Erhöhte Sicherheit

Zweitens ist das manuelle Dokumentationssystem anfällig für eine Reihe an Sicherheitsschwächen. Selbst bei Sicherheitsmaßnahmen wie Schlössern und Aktenvernichtern sind sensible Dokumente nicht sicher. Eindringlinge können problemlos auf Archive zugreifen und Ihre Dokumente stehlen. Im Falle eines Brandes oder einer Naturkatastrophe wie Hurrikan oder Flut können sensible Dokumente verloren gehen. Manchmal werden Dateien aufgrund menschlicher Fehler verlegt, die nie wieder gefunden werden.
Das Gute an einem digitalen Aktenmanagementsystem ist, dass alle Dokumente in verschlüsselten Servern gespeichert werden, die verfolgen können, wann auf Dateien zugegriffen wird, von wem, zu welcher Zeit und welche Änderungen vorgenommen wurden. Der Zugriff auf digitale Dokumente kann auch auf autorisiertes Personal beschränkt werden.
Sie können Ihre Dokumente auf Cloud-basierten Plattformen speichern, um den Zugriff zu erleichtern. Dies ermöglicht auch mehrere Backup-Punkte. Darüber hinaus können OpenKM-Cloud-Services von verschiedenen Geräten wie PCs, Tablets und Smartphones aus aufgerufen werden.

3. Ermöglichung mobiler Arbeitskräfte

Mit einem Smartphone ist die Steuerung Ihres Smart Home auf Knopfdruck erledigt. Ebenso können Sie mit den notwendigen mobilen Apps alle Ihre Büroarbeiten mit einem Fingertipp erledigen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie ein stationäres Büro besuchen mussten, um zu arbeiten. Das Home-Office wird immer stärker in Anspruch genommen und genießt eine hohe Beliebtheit in der Arbeitswelt von Morgen. Das papierlose Büro ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Daten von jedem Ort aus. So kann Ihr Geschäftsprozess nie gestört werden und Ihre Mitarbeiter arbeiten gerne von unterwegs. Ein produktiver Mitarbeiter ist ein zufriedener Mitarbeiter.

4. Verbesserung der Geschäftsprozesse

Mit dem richtigen digitalen Dokumentenmanagementsystem wie OpenKM können Mitarbeiter Informationen auf Knopfdruck überprüfen, delegieren, autorisieren und übertragen. Dies kann Kaufanträge, Spesenabrechnungen, Kreditgenehmigungen, Verträge und vieles mehr beschleunigen.
So ist beispielsweise das Immobiliengeschäft aufgrund der vielen Vorschriften langwierig. Doch Zeit ist bekanntlich Geld. Immobilienmakler müssen lernen, wie sie die Büroautomation zu ihrem Vorteil einsetzen können. Durch die Automatisierung können Dokumente digital signiert und in Echtzeit an die zuständigen Behörden gesendet werden, was Zeit und Kosten spart.

Darüber hinaus können Mitarbeiter in Projekten zusammenarbeiten, indem sie gleichzeitig an gemeinsamen Dokumenten arbeiten. Dies fördert die Produktivität als auch Kreativität und ermöglicht gleichzeitig ein schnelles Feedback. Es gibt zudem einen Teil der Zeit Ihrer Mitarbeiter frei, so dass sie in anderen Bereichen Ihres Unternehmens einen Mehrwert schaffen können.

5. Kundenzufriedenheit

Kunden sind das Rückgrat Ihres Unternehmens. Ihre Zufriedenheit ist nie eine Option. Viele Kunden bevorzugen heutzutage die Selbstbedienung gegenüber dem Telefonieren und Warten. Die digitale Transformation ist unerlässlich. Kunden sollen und wollen beispielsweise bei Telefonanfragen nicht lange in der Warteschleife hängen, bis Sie die relevanten Informationen manuell herausgesucht haben. Mit einer schnellen Reaktionszeit bei Suchanfragen erhöht sich die Kundenzufriedenheit garantiert. Darüber hinaus können Sie mit der richtigen Content Management Software und der richtigen CRM-Anwendung die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kunden per E-Mail, Chat und Social Media leicht erkennen. Dies macht es einfacher, Ihr Unternehmen an die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Klienten anzupassen.
 
6. Schnellere Zahlungen

Das OpenKM “Rechnungsmodul” ermöglicht es Ihnen elektronische Rechnungen zu erstellen und damit Geld zu sparen, das sonst für Büropapier, Umschlag und Porto ausgegeben würde. Weiterhin kann die Verwendung einer E-Mail-Rechnung den Zahlungsprozess beschleunigen. Kunden erhalten Ihre Rechnung, sobald Sie die E-Mail versenden, was die Zahlungsabwicklung beschleunigt. Zudem kann der Zahlungsprozess dadurch leicht geprüft werden und bei Bedarf können Folgemaßnahmen zu unbezahlten Rechnungen durchgeführt werden.

7. Umweltfreundlich

Die Einführung digitaler Dokumentation verbessert nicht nur die Produktivität im Unternehmen, sondern trägt auch dazu bei, die Umwelt zu schützen. Der deutsche Pro-Kopf-Verbrauch an Papier beträgt rund 250 Kilogramm pro Jahr. Die Förderlandschaft in Deutschland zeigt klare Trends in Richtung Digitalisierung. Das papierlose Büro ist eine sehr geeignete Maßnahme für Unternehmen Ihre Digitalisierung zu starten. Mit der Anpassung von Regularien im Sinne des Umweltschutzes könnte das papierlose Büro zukünftig für alle Unternehmen zum Standard werden.
 
Schlußwort

Der Einsatz von Digitalisierung zur Verwirklichung des papierlosen Büros bringt viele Vorteile für Mitarbeiter, Kunden und natürlich aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Betriebsprozesse können ortsunabhängig organisiert werden und die oben genannten Nachteile der manuellen Arbeitsweisen können vermieden werden.
Mit dem OpenKM DMS wird das papierlose Büro zur Realität. Im Quick-Check prüfen wir Ihre individuelle Situation und liefern Ihnen das passende Vorgehen aus unserer langjährigen Erfahrung als Digitalisierungsexperten. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt.


Quelle Beitragsbild: Geschäft Vektor erstellt von macrovector – de.freepik.com

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