Compliance, OpenKM

Compliance-Management Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Einsatz von OpenKM DMS zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften.

Autorin: Ana Canteli, geschrieben am 3. Dezember 2018, übersetzt aus dem Original von der Webseite https://www.openkm.com/blog/ensure-regulatory-compliance.html

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zielt darauf ab, die Einhaltung des Risikomanagements anzuwenden, um die Folgen zu vermeiden, die eine Nichteinhaltung der Organisation mit sich bringen kann, und um die gesetzlichen und behördlichen Änderungen sowie die daraus resultierenden Folgen zu analysieren. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist auch für die Festlegung von Maßnahmen zur Verhinderung von Governance-Risiken und Einhaltung von Vorschriften sowie für die Bewertung der Auswirkungen sowie für die Schulung der Mitglieder der Unternehmens verantwortlich. damit sie die Regeln kennen und anwenden, die gemäß den Verfahren aktualisiert werden müssen.

Heutzutage ist es unerlässlich, dass Unternehmen über einen Plan zur Datensicherheit, zum Informationsmanagement und zum Compliance-Management verfügen, da das Gesetz zur Portabilität und Verantwortlichkeit der Versicherung vorsieht, dass juristische Personen strafrechtlich verfolgt werden können. Die Strafen können von hohen Geldstrafen bis zur Schließung des Unternehmens reichen. Nun werden Unternehmen strafrechtlich für Gefängnisstrafen für Verbrechen haftbar gemacht, die von ihren gesetzlichen Vertretern und Verwaltern in ihrem Namen oder auf eigene Rechnung begangen wurden. aber auch von denen, die ihrer Autorität unterworfen sind, sie dazu verpflichten, ihren Vorgesetzten nicht Aufmerksamkeit geschenkt zu haben, oder die ihre Verantwortlichkeiten nicht ausreichend kontrolliert haben.

Die Zahl des Compliance-Beauftragten oder der für die Gewährleistung der Compliance im Unternehmen verantwortlichen Person ist im Finanzsektor infolge der globalen Wirtschaftskrise von 2008 entstanden. Damit ein Compliance-Beauftragter seine Aufgabe erfüllen kann, ist Folgendes erforderlich:

Gewährleisten Sie ihre Unabhängigkeit in Bezug auf das Geschäft. Über ausreichende und ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um die Ziele des Modells zu erreichen. Darüber hinaus vor allem ein ernstes Bekenntnis zum Engagement des Top-Managements des Unternehmens. Die Hauptaufgabe des Compliance Officer ist die Implementierung eines “Risikomanagement-Compliance-Modells”, das auf Verfahren basiert, die Datensicherheit, Datensatzverwaltung, Sicherheitsmanagement und Qualitätsmanagement im weitesten Sinne gewährleisten. Das heißt, die Zielerreichung ist nicht alles, es ist auch wichtig, wie sie erreicht werden. Innerhalb des regulatorischen Rahmens müssen neben den Compliance-Standards – Datenanalyse, Data Governance und Vorschriften – auch interne Richtlinien und Verpflichtungen gegenüber Kunden, Lieferanten und Stakeholdern berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere die ethischen Kodizes, zu deren Einhaltung sich der Verwaltungsrat der Gesellschaft verpflichtet hat, da es Fälle geben kann, in denen eine Leistung rechtmäßig, aber unethisch sein kann.

Die technologische Basis als Wirtschaftsfaktor ist in fast allen Unternehmen konstant. Damit verbessern sie ihre Leistung und helfen beim Datenschutz, indem sie Compliance-Vorschriften einhalten, einschließlich ISO-Normen. Sie erweitern ihr Geschäft und erreichen neue Märkte.

Die Dokumentenmanagementsoftware von OpenKM hilft bei der Implementierung eines Risikomanagement- und Compliance-Managementsystems, das die ISO-Anforderungen erfüllt. Mit OpenKM kann der Compliance Officer:

  • Parametrisierung des Systems zur Erreichung der Ziele des Top-Managements und gleichzeitig die
  • Gewährleistung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Anforderungen, beispielsweise der ISO- und ethischen Standards der Organisation.

Die ISO-Normen (International Organization for Standardization) sind Normen zur Organisation der Unternehmensführung in verschiedenen Bereichen. Ihr Wert liegt im Ansehen der Organisation, weshalb diese Bestimmungen, obwohl sie freiwillig sind, große Anerkennung und internationale Wirkung genießen.

Der ISO-Standard, der das Thema Compliance verwaltet, ist die ISO 1960 mit dem Titel “Compliance Management Systems“. Diese Verordnung zielt darauf ab, das wachsende Interesse und die Bedeutung von Compliance in Unternehmen zu festigen.  Durch die Gestaltung von Profilen und Rollen in der OpenKM-Managementsoftware stellt das Unternehmen sicher, dass alle für den Benutzer zugänglichen Aktivitäten und Funktionen mit der Leistung ihrer beruflichen Tätigkeit und den am weitesten entwickelten Vorschriften zur Datensicherheit übereinstimmen.

Verhindern Sie die Verwirklichung von Risiken durch die Einführung von Kontrollverfahren. Sobald die möglichen Risiken identifiziert wurden, besteht das Ziel der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften darin, Kriminalität zu verhindern, um die strafrechtliche Verantwortlichkeit juristischer Personen zu vermeiden. Obwohl dies nicht das einzige Ziel ist, erstreckt sich die präventive Maßnahme im Hinblick auf einen Regelverstoß auf Bereiche, die sich nicht nur auf die Einhaltung von Gesetzen beziehen, für die rechtliche Hinweise ein gutes Instrument sind. aber auch die Steuerung von Informationen, das Verhalten der Unternehmen und die Beziehungen zu Benutzern, Verbrauchern und Interessengruppen.

In OpenKM kann der Compliance Officer Funktionen nutzen, die zur Kontrolle der durchgeführten Aktivitäten, der Informationen und der Dokumentation der Organisation verwendet werden.

Zunächst ermöglicht es der Dokumentenmanager, die Informationssicherheit auf granularer Ebene zu verwalten. Jeder Ordner, jedes Dokument, jede E-Mail sowie alle Anhänge und Datensätze können benutzerdefinierten Sicherheitsmaßnahmen unterliegen. Die Berechtigungen Lesen, Schreiben, Löschen, Herunterladen usw. können auf Gruppen- oder Einzelebene verwaltet werden. Darüber hinaus kann der Dateilebenszyklus die Sicherheit von Geschäftsinhalten unter Anwendung eines Geschäftsprozesses automatisch ändern. Sobald das Dokument genehmigt wurde, kann es beispielsweise von OpenKM blockiert werden, sodass die weitere Bearbeitung verhindert wird.

Sobald das Dokument genehmigt wurde, kann es beispielsweise von OpenKM blockiert werden, sodass die weitere Bearbeitung verhindert wird.

Der Abonnementdienst für Inhalte sorgt dafür, dass der abonnierte Benutzer bei jeder Änderung des Knotens (Datei, Ordner, E-Mail oder Datensatz) eine Benachrichtigung erhält. Darüber hinaus können Benutzer für jeden Inhalt auf das Aktivitätsprotokoll der Datei zugreifen. Auf diese Weise können sie alle Aktivitäten rekonstruieren, die auf dem Dokument stattgefunden haben. Auf der anderen Seite kann das System Berichte zu Aktivitäten erstellen, die als verdächtig betrachten werden:

  • Beseitigung von Datenträgermengen, die eine bestimmte Entität überschreiten,
  • Bearbeitung alter Dateien,
  • Herunterladen von Dokumenten
  • und vieles mehr

Der Administrator der Plattform hat Zugriff auf erweiterte Funktionen, die es ihm ermöglichen, eine gründliche Prüfung durchzuführen, die selbst die anspruchsvollsten Kriterien offizieller Untersuchungen erfüllt.

  • Überwachung und Erkennung von Risiken und Abweichungen bei der Compliance
  • Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft dabei, die Aktivitäten und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter zu kontrollieren.

OpenKM bietet durch Automatisierung die Möglichkeit, Verfahren, Geschäftsprozesse, Protokolle und Arbeitsweisen in der Entität umzusetzen, die zur Erreichung von Zielen im Einklang mit dem regulatorischen Rahmen, internen Richtlinien, Verhaltenskodizes, guten Praktiken und Verpflichtungen beitragen Dritte.

Das Dokumentenverwaltungssystem wiederum bietet eine Workflow-Engine, die dazu dient, einen eindeutigen Kanal für das Geschäftsprozessmanagement zu schaffen, der auch dazu beiträgt, finanzielle Kosten, Strafen oder Geldbußen bei Nichteinhaltung zu vermeiden. Darüber hinaus kann die zonenbasierte OCR-Engine als Überprüfungswerkzeug verwendet werden. Die optische Erkennung von Zeichen kann zur Erkennung digitalisierter Dokumentartypen verwendet werden, die, wenn sie die festgelegten Kriterien erfüllen, entsprechend dem Verfahren archiviert werden. Wenn der OCR jedoch einen Fehler oder eine Nichteinhaltung erkennt, kann er die fehlerhaften Dokumente in einem Ordner archivieren, in dem ein abonnierter Benutzer die Informationen überprüfen muss, oder einen automatisierten Ordner, der einen Überprüfungsworkflow aktiviert.

Stellen Sie sicher, dass die geltenden Gesetze und Bestimmungen eingehalten werden. Wenn trotz allem ein Compliance-Problem auftritt, muss eine Lösung gefunden werden. In OpenKM können Benutzer auf Dokumente der üblichen Konsultation zugreifen, die in der Suchmaschine des Dokumentenmanagers hervorgehoben sind. Sie können auch die Verwendung umfangreicher Dokumentation im Wiki-Bereich erleichtern, die sowohl mit Dateien verknüpft ist (Sie können den Standard, das Gesetz oder das Verfahren, auf dem der Inhalt des Dokuments basiert) als auch Ordner, Datensätze oder E-Mails anzeigen. Im Wiki können die Mitarbeiter den Verhaltenskodex, die Gesetze und zwingenden Vorschriften auf sektoraler, lokaler, regionaler, nationaler oder sogar internationaler Ebene einsehen. Die Forumsektion bietet Benutzern die Möglichkeit, Ideen oder unterschiedliche Sichtweisen auszutauschen.

Anhand von Vorlagen können wir eine Pro-Forma-Dokumentation bereitstellen, die als Grundlage für die Erstellung neuer Dokumente dient, aber auch Formulare für die Verwaltung von Anforderungen, Vorschlägen oder die Meldung von Vorfällen. Das Compliance-System muss den Kommunikationsfluss gewährleisten. Neben der Einrichtung von Feedbackkanälen (Beschwerdemanagement, Anregungen und Bestätigungen) in Vorlagen oder Raum für die Querkommunikation zwischen Benutzern im Forum. Weiterhin bietet das OpenKM DMS einen Chat, in dem Mitglieder der Organisation Online-Konversationen abhalten können.

Der im Dokumentverwaltungssystem enthaltene Task-Manager hilft bei der Koordinierung von Ereignissen, die sich auf mehrere Benutzer in verschiedenen Geschäftsbereichen auswirken. Die Mitglieder der Organisation müssen alle erforderlichen Informationen erhalten, um ihre Arbeit gemäß den geltenden Vorschriften auszuführen. Um zu einer effektiven Überwachung beizutragen, können vom OpenKM Task Manager Meetings einberufen werden, um das Compliance-Modell zu überwachen oder Schulungssitzungen für Manager und Mitarbeiter einzurichten, damit diese die regulatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und über alle Änderungen auf dem Laufenden sind.

Vorteile beim Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystem


Die Integration der Überwachung des regulatorischen Rahmens und seiner Implementierung und Anwendung in das Dokumentenmanagementsystem OpenKM bringt eine Reihe von Vorteilen für die gesamte Organisation und ihre Mitglieder:

  • Konsolidierung der Dokumentation: Es ist einfacher, doppelte, amortisierende oder veraltete Inhalte zu identifizieren, was die Navigation und Verwendung des Repositorys vereinfacht.
  • Fördert die kontinuierliche Verbesserung durch die systematische Anwendung von Regulierungskontrollen, die dazu beitragen, die Kosten und den Aufwand für das Regulierungs- und Rechtskontrollsystem zu senken.
  • Erhöhen Sie die persönliche Beteiligung, da eine koordinierte Arbeitsumgebung geschaffen wird, die die Leistungsdaten der Mitarbeiter verbessert.
  • Durch das Aktivitätsprotokoll können Bedrohungen schneller erkannt werden.
  • Es bietet ein maßgeschneidertes Datenmanagement für das Unternehmen.
  • Im Bereich Familienunternehmen identifizieren Compliance-Modelle die Mitglieder der Familieneinheit, die Manager sind, oder solche, die nur Teil des Verwaltungsrates sind.
  • Für den Fall, dass das Management von einem gemieteten Fachmann entwickelt wird und eine andere Person das Eigentum an dem Unternehmen behält, dient das Compliance-Programm dem Schutz der Interessen der Eigentümer der Tätigkeit des professionellen Managers.
  • In diesen Momenten ist die Einführung und Anwendung eines Compliance-Systems ein nützliches und geschätztes Instrument für Führungskräfte, da es ihnen eine Plattform für rechtliche und regulatorische Garantien bietet.
  • Für Unternehmen, die im Ausland tätig sein möchten, hilft ein gesetzeskonformes Compliance-Programm ihren internationalen Tätigkeiten.


Kurz gesagt: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ermöglicht Organisationen und juristischen Personen die Kontrolle und Verwaltung aller rechtlichen Fragen in jedem Bereich, in dem sich das Unternehmen befindet.

Übersetzt aus dem Original von der Webseite  https://www.openkm.com/blog/ensure-regulatory-compliance.html