DMS, OpenKM

7 Wege zur Verbesserung der Dokumentenverwaltung und Verdoppelung der Produktivität

Wenn es um interne Kommunikation und Dateiverwaltung geht, neigen viele Unternehmen dazu, den „offensichtlichen“ und „einfachen“ Weg zu gehen. Sie entscheiden sich für eine einfache Dateispeicherung, indem sie alles auf Bürocomputern oder Laptops speichern und externe Geräte wie Festplatten und USB-Sticks zur Speicherung und Übertragung von Informationen verwenden.

Es gibt jedoch einen viel besseren Weg, Ihre Dokumentenmanagement-Strategie zu verbessern und im Gegenzug Ihr Unternehmen zu vergrößern, indem Sie die Produktivität am Arbeitsplatz als direkte Folge eines besseren Wissensmanagements steigern. Deshalb erfahren Sie hier alles, was Sie über Dokumentenmanagement wissen sollten und wie Sie es verbessern und Ihre Produktivität verdoppeln können.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Programm, das die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien automatisiert. Mit einem DMS können Sie Ihre Dokumente organisieren und kennzeichnen und sie dann in einer sicheren und geschützten Umgebung speichern. Es erleichtert Ihnen auch die Verwaltung von Dokumenten, indem es Sie beispielsweise beim Digitalisierungsprozess unterstützt.

Die meisten DMS speichern Daten in der Cloud, was einen vollständigen Datenverlust oder eine Sicherheitsverletzung sehr schwierig macht. Aber die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen gehen noch weiter:

Einfaches Suchen von Dokumenten: Es ist unglaublich einfach, die benötigten Dokumente zu suchen und darauf zuzugreifen. Wenn Sie Ihre Dateien im DMS organisieren, kennzeichnen Sie sie mit allen relevanten Informationen, die Ihnen später die Suche ermöglichen.

Verbesserte Zusammenarbeit: Das Projektmanagement wird durch die verbesserte Zusammenarbeit, die mit der Verwendung eines DMS einhergeht, wesentlich einfacher. Sie brauchen nicht mehrere Kopien eines Dokuments zu erstellen, da jeder in Ihrem Team über Ihr DMS auf das Original zugreifen kann.

Automatisiertes Einrichten: Mit einem DMS ist das Abrufen von Dokumenten ein Kinderspiel. Ein Mitarbeiter kann die Dokumente, die er hinzufügt, automatisch organisieren, während ein anderer Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreift.

Schnellere Prozessabwicklung: Der Dokumentenverwaltungsprozess kann langsam und mühsam sein, wenn er manuell durchgeführt wird. Alle Abnahmen, Genehmigungen usw. nehmen zu viel Zeit in Anspruch. Bei Verwendung eines DMS wird alles automatisch erledigt, was den Prozess beschleunigt.

Kürzere Prüfungszeiten: Ein DMS ist bei weitem die beste der verfügbaren Verwaltungslösungen für die Nachverfolgung und Verwaltung Ihrer rechtlichen Dokumente. Eine fortschrittliche Dokumentenverwaltungssoftware hilft Ihnen, über alle Ihre Verpflichtungen auf dem Laufenden zu bleiben und die vollständige Einhaltung der einschlägigen Vorschriften zu gewährleisten.

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in DMS scheint wie eine Wunderlösung für Unternehmenseigentümer, die mit der Verwaltung der Wissensdatenbank ihres Unternehmens zu kämpfen haben. Gleichzeitig kann auch ein Content Manager von der Nutzung solcher Managementsysteme profitieren. Dennoch sollten Sie wissen, wie man ein Dokumentenmanagementsystem richtig einsetzt – und wie man das Beste daraus macht.

1. Wählen oder aktualisieren Sie Ihre Software

Wenn Sie bereits ein DMS in irgendeiner Form verwenden, sollten Sie es aktualisieren oder sogar ein ganz anderes Programm an seiner Stelle wählen. Wenn Sie noch kein DMS verwenden, ist dies der richtige Ort, um damit zu beginnen. Die meisten DMS-Programme haben ähnliche Funktionen, aber einige von ihnen haben erweiterte Funktionen, die die Dokumentenverwaltung noch einfacher machen.

Denken Sie bei der Auswahl des richtigen DMS für Ihr Unternehmen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, ist es wichtig, Ihr Team über die Änderungen zu informieren, die auf Ihr Unternehmen zukommen. Sie müssen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Software schulen, aber gehen Sie langsam vor und zwingen Sie sie nicht, die Umstellung sofort vorzunehmen.

2. Wählen Sie einen Community Admin

Die Auswahl und Ernennung eines Community-Administrators ist eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten, wenn Sie ein DMS in Ihre Strategie integrieren. Durch die Einsetzung eines Administrators verringern Sie den Zeitaufwand für die Verwaltung des Systems selbst. Diese Person stellt sicher, dass es keine Duplikate gibt und dass alle Dateiinformationen auf dem neuesten Stand sind.

Darüber hinaus kann ein Community-Administrator Ihnen helfen, Ihre Teammitglieder in der Nutzung des Systems zu schulen. Bei künftigen Problemen können sie sich an den Administrator wenden, um Hilfe und Anleitung zu erhalten. Suchen Sie sich einen erfahrenen Administrator, der die Funktionsweise des von Ihnen gewählten DMS bis ins Detail kennt.

3. Verbessern Sie Ihre Tagging-Strategie

Wenn Sie bereits ein DMS verwenden, ist dies vielleicht der richtige Zeitpunkt, um Ihre Tagging-Strategie zu verbessern. Wenn Sie erst am Anfang stehen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Kennzeichnungsstrategie festlegen, bevor Sie das DMS einsetzen. Legen Sie klare Regeln für die Kennzeichnung verschiedener Dokumente fest und sorgen Sie dafür, dass Ihr Administrator mit Duplikaten und falschen Kennzeichnungen umgeht.

Zoey Meyer, Expertin auf der Website Ratedbystudents, fügt hinzu: „Denken Sie an Ihre Ordnerstruktur und Ihre Datei-Tags. Um die Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern, müssen Sie die Abläufe erleichtern. Um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen, müssen Sie die Art und Weise verbessern, wie Ihre Wissensdatenbank organisiert und verwaltet wird.“

4. Mehrere Dokumentenversionen speichern

Einer der größten Vorteile eines DMS ist, dass Sie mehrere Versionen Ihres Dokuments speichern können. Wenn Sie diese Funktion nicht nutzen, wozu brauchen Sie dann überhaupt ein DMS? Die verschiedenen Versionen Ihrer Dokumente können sowohl Überarbeitungen als auch Kommentare enthalten.

Es ist auch eine gute Idee, ein DMS zu finden, das speziell über eine Funktion namens Versionierung verfügt. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente bearbeiten, ohne das Original zu überschreiben. Die Versionierung verhindert, dass Sie bei der Bearbeitung versehentlich wichtige Teile Ihres Dokuments verlieren.

5. Eng mit Zugriffsrechten arbeiten

Eine weitere Funktion, die Sie nicht vergessen sollten, sind die Zugriffsrechte. Durch die Festlegung geeigneter Zugriffsrechte für die verschiedenen Mitarbeiterebenen und Dokumenttypen erhalten Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene und verhindern mögliche Verwechslungen zwischen Teammitgliedern bei der Verwaltung von Dokumenten. Normalerweise ist Ihr Administrator für die Festlegung der Zugriffsrechte zuständig.

Elliot Hill, ein Experte der besten Websites für benutzerdefiniertes Schreiben, erklärt es so: „Nicht jeder muss Zugang zu Ihren Social-Media-Berichten haben. Außerdem werden manche Dokumente vielleicht von Vorgesetzten hochgeladen und können nur von anderen Mitarbeitern eingesehen werden, ohne dass diese die Möglichkeit haben, sie zu bearbeiten. Dafür sind die Zugriffsrechte da.“

6. Bilden Sie Ihr Team aus

Wenn Sie wirklich eine Produktivitätssteigerung durch den Einsatz eines DMS erreichen wollen, müssen Sie Ihr Team darin schulen, wie das System richtig zu nutzen ist. Es ist eine gute Idee, Ihren Teammitgliedern einen Spickzettel zur Verfügung zu stellen, der zusammenfasst, wie ein DMS verwendet werden sollte, aber Sie sollten dennoch einige Schulungen mit Ihren Mitarbeitern durchführen.

Erklären Sie ihnen, dass Sie nicht einfach weiterhin Google Docs verwenden können, um gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Ein DMS löst dieses Problem, so dass es an der Zeit ist, zu diesem neuen Ansatz für die Zusammenarbeit in Echtzeit überzugehen. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, wie die verschiedenen Funktionen des DMS zu nutzen sind. Lassen Sie jeden Mitarbeiter in seinem eigenen Tempo lernen.

7. Ermutigung zur Kommunikation

Nicht zuletzt sollten Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Teams fördern und unterstützen. Wenn ein Mitarbeiter nicht weiß, wie er eine bestimmte Funktion im DMS nutzen kann, muss er sich sicher genug fühlen, um den Administrator um Hilfe zu bitten.

Darüber hinaus entstehen Fehler bei der Dokumentenverwaltung häufig aufgrund von Kommunikationsfehlern. Viele DMS verfügen über integrierte Kommunikationsfunktionen, aber Sie können auch externe Software für E-Mail, Messaging, Videokonferenzen usw. verwenden.

Fazit

Letztendlich ist die beste Lösung für die Dokumentenverwaltung diejenige, die nicht nur sicher ist, sondern auch die Produktivität im Büro erhöht. Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem richtig einsetzen, können Sie Dokumente ordnungsgemäß verwalten und die Geschäftsabläufe beschleunigen. Nutzen Sie die Tipps in diesem Artikel, um sich Ihr eigenes Dokumentenmanagementsystem zuzulegen und es zu nutzen. 

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