Automatisierung, DMS, OpenKM, Workflows
10 Vorteile der Automatisierung von elektronischen Dokumenten-Workflows
April 14, 2022 - Automatisierung, DMS, OpenKM, Workflows
Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Sie fördern nicht nur die Rechenschaftspflicht, sondern helfen auch, die Kontinuität eines Unternehmens zu gewährleisten. Manuelle Dokumentenverwaltungssysteme haben sich zwar seit langem bewährt und können zu Beginn eines Unternehmens eine Option sein, doch wenn das Unternehmen wächst, können manuelle Prozesse sehr mühsam sein. Und das kann den Arbeitsablauf und das Cash-Management Ihres Unternehmens stark belasten.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist also nicht mehr nur ein „nice to have“, sondern ein überlebenswichtiges Instrument auf den immer stärker umkämpften Märkten in Ihrer Nische. Darüber hinaus kann die Beauftragung eines Experten, der sich mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen auskennt, dazu beitragen, die Produktivität und letztlich den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern.
In diesem Beitrag werden wir die Vorteile der Automatisierung des elektronischen Dokumenten-Workflows untersuchen. Wenn Ihr Unternehmen mit Papier arbeitet, sollten Sie sich diesen Beitrag nicht entgehen lassen. Lassen Sie uns eintauchen.
1. Organisation
Die Organisation könnte genau das sein, was zwischen Ihrem Unternehmen und der Rentabilität steht. Routinemäßige Geschäftsprozesse wie Prüfung, Genehmigung, Vertragsabschluss und Einarbeitung können in einem herkömmlichen System Kopfschmerzen bereiten. Untersuchungen haben ergeben, dass 53 % der Mitarbeiter nach einfachen, aber zuverlässigen Möglichkeiten zur Unterzeichnung und Weiterleitung von Unternehmensdokumenten suchen.
Dokumentenmanagement-Software ist hier das einzig Wahre, und wenn sie richtig eingesetzt wird, verbessert sie Ihre Workflow-Prozesse drastisch. Das Gute an dieser Softwarelösung ist, dass sie sicherstellt, dass Ihr Team in Echtzeit auf elektronische Dokumente zugreifen und diese zustellen kann. Sie können diese Daten auch zur Erstellung von Echtzeitberichten und -einblicken nutzen, um Ihren geschäftlichen Entscheidungsprozess zu verbessern.
Die Verwendung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ermöglicht den einfachen Zugriff auf Dokumente von jedem Ort der Welt aus, so dass die Mitarbeiter mobil arbeiten können. Benachrichtigungen werden an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, damit diese mit den Geschäftsabläufen Schritt halten können. Die Kommunikation verläuft reibungslos, und die Mitarbeiter sind immer auf dem Laufenden. Sie werden in Echtzeit darüber informiert, was gerade passiert oder passieren wird.
2. Geringere menschliche Fehler
Die manuelle Dateneingabe ist in der Regel mit menschlichen Fehlern behaftet, die Zeit und Geld kosten. Lösungen zur Workflow-Automatisierung helfen Ihnen, menschliche Fehler zu vermeiden und so Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.
Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem wie OpenKM müssen die meisten Daten nur einmal eingegeben werden, und im Falle von Fehlern können diese durch eine einfache Anpassung behoben werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass Arbeit an die falsche Person weitergeleitet wird oder Aufgaben übersehen werden, wird ebenfalls verringert. Sie erhalten rechtzeitige Benachrichtigungen über verspätete Aktionen, nicht erteilte Genehmigungen und übersehene Aufgaben und vieles mehr.
3. Leichterer Zugang zu Daten
Wir alle wissen, dass das manuelle Abrufen von Dokumenten ein zeitaufwändiger Prozess sein kann. Zeit ist Geld! Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie einsparen – und anderweitig produktiv nutzen – könnten, wenn Dokumente schnell auffindbar wären.
Ein Content-Management-System verfügt über eine Suchmaschine, die Ihnen hilft, Dokumente durch die Eingabe bestimmter Schlüsselwörter oder Phrasen, die mit den Dokumenten verknüpft sind, aufzufinden. So lassen sich auch falsch abgelegte Dokumente leichter wiederfinden. Sie müssen sich keine Sorgen mehr über den Verlust von Dokumenten machen.
4. Kosten reduzieren
Papierdokumente sind ein teurer Kostenfaktor. Die Einstellung von Mitarbeitern für die Ablage, die Anmietung von Lagerraum und der häufige Austausch von Druckertonern sind nicht gerade billig. Papierdokumente sind auch mit dem Risikofaktor menschliches Versagen verbunden, was ebenfalls kostspielig sein kann. Einige Fehler haben schon Unternehmen zu Fall gebracht.
Die Workflow-Automatisierung strafft nicht nur Ihre Geschäftsprozesse, sondern hilft Ihnen auch, Kosten zu sparen. Ein Unternehmen ohne Drucker, Tintenpatronen und Ausgaben für die Druckerwartung ist die Welt, in die Ihr Unternehmen eintreten sollte. Außerdem tun Sie dem Planeten einen großen Gefallen, wenn Sie papierlos arbeiten und weniger Bäume für Papier abholzen.
5. Verbesserte Rechenschaftspflicht und Transparenz
Manuelle Geschäftsvorgänge sind oft schwer zu verfolgen. Den Überblick über alle Geschäftsvorgänge zu behalten und zu wissen, wie die Mitarbeiter die einzelnen Aufgaben erledigen, kann ein wahres Geduldsspiel sein. Selbst mit der nötigen Hilfe können immer noch wichtige Informationen übersehen werden, was für Ihr Unternehmen kostspielig sein kann.
Die in ein solides Projektmanagementsystem integrierte Prozessautomatisierung ermöglicht es Ihnen, Arbeit zuzuweisen und den Fortschritt jedes Projekts mit einem Mausklick zu überwachen. Blockaden und Herausforderungen in Projekten werden schnell analysiert und Abhilfemaßnahmen ergriffen. Arbeitsabläufe können auch überarbeitet werden, um die Effizienz zu steigern.
Mit diesen erweiterten Funktionen in Ihrem Arbeitsablauf verbessert sich auch die Verantwortlichkeit. Sie können die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter überwachen und Engpässe in Ihrem Unternehmen aufdecken.
6. Weniger Redundanzen
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, überflüssige Tätigkeiten zu erkennen, die Zeit und Produktivität kosten. Wenn Sie beispielsweise die gesamte Dateneingabe automatisieren, senken Sie nicht nur die Arbeitskosten, sondern verringern auch die Gefahr menschlicher Fehler bei der Dateneingabe.
Mit anderen Worten: Automatisierte Systeme verschaffen Ihnen einen klaren Überblick über die Bereiche in Ihrem Unternehmen, die verbessert werden müssen, wo Sie Kosten einsparen und wo Sie mehr Kapital einsetzen können.
7. Leichtere Zusammenarbeit
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verbessert auch die Zusammenarbeit im Team. Die in der Dokumentenmanagement-Software integrierten Kommunikationswerkzeuge erleichtern die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.
Dokumente können problemlos mit Kollegen geteilt und von verschiedenen Standorten aus abgerufen werden. Die Arbeit muss nicht auf Büroumgebungen beschränkt sein. Sie können den Projektfortschritt in Echtzeit überwachen und verfolgen. Wenn Sie möchten, können Sie auch den Zugang zu einem Projekt auf diejenigen beschränken, die an ähnlichen Projekten arbeiten, und bei Änderungen werden alle Teammitglieder benachrichtigt.
Sie haben auch die Möglichkeit, aus der Ferne auf Dokumente zuzugreifen. Mit einer Internetverbindung können Sie jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Dokumente zugreifen. Ihre Arbeit ist nicht mehr auf das Büro oder die Bürozeiten beschränkt.
8. Erhöhte Sicherheit
Am sichersten sind Papierdokumente, wenn sie in Tresoren und Aktenschränken eingeschlossen sind. Für einen entschlossenen Einbrecher ist es ein Kinderspiel, Schlösser zu knacken. Außerdem werden Dokumente auf dem Weg zu einem bestimmten Zielort absichtlich oder unabsichtlich verlegt.
Bei elektronischen Dokumenten gibt es nur wenige menschliche Eingriffe. Daher ist es nahezu unmöglich, dass ein Dokument auf dem Transportweg verloren geht oder verlegt wird.
Sie haben Zugriff auf die Dokumente, die auf Ordnerebene (für verschiedene Gruppen oder Einzelpersonen) kontrolliert werden. Der Zugriff auf diese Dokumente ist nur für autorisierte Benutzer möglich. Außerdem verfügen Sie über einen Prüfpfad, aus dem hervorgeht, wer zu welchem Zeitpunkt auf ein Dokument zugegriffen hat. Sie sehen auch alle Änderungen, die an den Dokumenten vorgenommen wurden, falls es welche gab.
9. Prüfpfad
Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem können Sie verfolgen, welche Aufgaben von wem und wann erledigt wurden. Während des gesamten Prozesses werden Aufzeichnungen geführt. Historische Aufzeichnungen spielen eine große Rolle bei der Aufrechterhaltung Ihres Unternehmens.
Sie haben Zugang zu allen relevanten Dokumenten, was die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften erleichtert. Wohlgemerkt, die Nichteinhaltung von Vorschriften geht für die meisten Unternehmen nicht gut aus.
10. Bessere Sicherungssysteme
7,5 % der papierbasierten Dokumente lösen sich in Luft auf – und werden nie wiedergefunden. Ohne Sicherungssysteme können gestohlene oder durch Naturkatastrophen wie Feuer oder Wirbelstürme zerstörte Dokumente ein Unternehmen lahmlegen.
Elektronische Dokumente können sicher auf Festplatten und Smartphones gespeichert werden, die leicht zu transportieren sind und mit denen die Mitarbeiter herumlaufen können.
Falls im Büro etwas passiert, ein Feuer oder ein Einbruch, sind Ihre Dokumente bei Ihnen sicher. Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie OpenKM verfügen Sie über cloudbasierte Plattformen mit strengen Sicherheitsvorkehrungen, die Ihre Dokumente sichern und es Ihnen ermöglichen, von jedem Ort aus auf sie zuzugreifen.
Schlusswort
Die Automatisierung ist nicht mehr die Zukunft der Wirtschaft, sondern der Weg, den die Unternehmen von heute gehen müssen. Das bedeutet jedoch nicht, dass manuelle Dokumentenverwaltungssysteme „schlecht“ sind und dass Unternehmen sofort Lösungen zur Workflow-Automatisierung einführen sollten. Aber eines ist klar: Die Verwendung eines manuellen Systems in einer digitalen Welt ist ein Wettlauf nach unten.
Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem werden Ihre Geschäftsprozesse gestrafft, die Einnahmen steigen, Ihre Mitarbeiter werden es sicher zu schätzen wissen, dass ihre Arbeit einfacher und effizienter wird, und Ihr Unternehmen wird wachsen.
Was sagen Sie dazu? Bei Fragen zu OpenKM erreichen Sie uns per Email oder Sie vereinbaren einen Termin zur persönlichen Online-Demo.