DMS, OpenKM

Altes raus – Neues rein! Warum Cloud-Software hilft, alle Dokumente zu speichern.

Oktober 20, 2020 - DMS, OpenKM

Mit OpenKM werden digitale Inhalte einfach verwaltet, die tägliche Arbeitsbelastung verringert und die Arbeitseffizienz erhöht.

Geschrieben von Ricardo Álvarez, Mitarbeiter von OpenKM USA am 16. Oktober 2020 (übersetzt aus dem englischen)

Ein Erwachsener zu sein hat seine Vorteile. . . und Herausforderungen. Wenn Sie jünger sind, träumen Sie von dem Tag, an dem Sie Ihr eigenes Auto fahren, Ihr eigenes Haus haben und so lange aufbleiben können, wie Sie möchten, aber Sie denken nie wirklich an die nicht so lustigen Teile – wie die Zahlung von Steuern, einen Zahn ziehen lassen oder Ihren Führerschein erneuern lassen. Oh, und wie wäre es, herauszufinden, wie Sie all die wichtigen Dokumente, an denen Sie festhalten sollten, sicher organisieren können? Früher haben wir diese Dokumente im Laufe der Zeit stapeln lassen, aber mit moderner Technologie können wir sie papierlos mit OpenKM speichern.

Zunächst möchten Sie Ihre Dokumente klar kategorisieren, damit Sie sie leicht finden können. Ein Dokumentenverwaltungssystem kann die Effizienz für Sie und Ihre Mitarbeiter verbessern, indem alle Ihre Dateien organisiert und für jeden in der Organisation leicht zu finden sind. Die vielen Vorteile umfassen:

Zeitersparnis

Ein manuelles System zu verwenden kostet Stunden. Diese Zeit kann und soll für dringlichere Aufgaben eingesetzt werden. Ein DMS automatisiert nämlich viele einfache Aufgaben in der Dokumentenverwaltung.

Einfache Skalierbarkeit

Ein Dokumentenverwaltungssystem ist flexibler als ein herkömmliches Papierablagesystem. Es passt sich problemlos dem Wachstum Ihres Unternehmens an und Ihr Indexierungssystem kann mit wenigen Klicks angepasst werden. Dies kann den Bedarf an physischem Speicherplatz für Dateien und Papierdokumente verringern.

Verbesserte Dokumentensicherheit

Während sich die Welt in Richtung digitaler Lösungen verschiebt, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Informationen (Kundendaten, Geschäftsdaten usw.) sicher sind. Dokumentenverwaltungssysteme verfügen über integrierte Sicherheits- und Zugriffskontrollen, mit denen Sie bestimmen können, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen kann. Darüber hinaus können Sie alle Aktivitäten in einem bestimmten Dokument anzeigen.

Bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Compliance-Anforderungen für viele Geschäftsdokumente können komplex und anspruchsvoll sein. Ein DMS kann Ihnen dabei helfen, Geldstrafen, widerrufene Lizenzen oder sogar strafrechtliche Verantwortlichkeiten zu vermeiden, indem Sie wichtige Dokumente innerhalb der Anforderungen automatisieren.

Benutzerfreundlichkeit

Eines der wichtigsten Elemente jeder Software ist die Benutzerfreundlichkeit. Es könnte alle Funktionen der Welt bieten, aber sie nützen Ihnen nichts, wenn das System nicht benutzerfreundlich ist . Viele Dokumentenverwaltungssysteme bieten kostenlose Testversionen an, mit denen Sie sie vor dem Kauf testen können. Wenn möglich, erlauben Sie Ihrem Team, die Software während der kostenlosen Testphase auszuprobieren und Feedback zu geben, was sie daran mögen und was nicht.

Elektronische Signaturen

In der Dokumentenverwaltungssoftware befinden sich häufig Dateien, für die die Unterschrift eines Managers erforderlich ist, z. B. Bestellungen. Viele Dokumentenverwaltungssysteme lassen sich in ein E-Signatur-Tool wie DocuSign integrieren, um elektronische Signaturen zu ermöglichen. Sie können dann den Empfänger bitten seine Unterschrift über die Software zu versenden.

Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierungsfunktionen verschieben Aufgaben automatisch. Nehmen Sie die obige Bestellung als Beispiel: Sie können die Workflow-Automatisierung so einrichten, dass eine einmal generierte Bestellung automatisch an den entsprechenden Manager zur Unterschrift weitergeleitet wird. Der Manager erhält eine Benachrichtigung, und wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wird das nächste relevante Teammitglied (z. B. jemand aus der Buchhaltungsabteilung oder der Vorgesetzte des Managers) benachrichtigt. Wenn weitere Maßnahmen erforderlich sind, können Sie diese möglicherweise auch in den automatisierten Workflow integrieren. Mit den besten Dokumentenverwaltungssystemen können Sie Workflows an die Art und Weise anpassen, wie Ihre Teams zusammenarbeiten.

Nutzerberechtigung

Ein wesentliches Element der Dokumentenverwaltungssoftware ist die Möglichkeit für Administratoren, individuelle Benutzerberechtigungen festzulegen. Mit Berechtigungen können bestimmte Benutzer Dateien anzeigen oder bearbeiten, während andere Benutzer diese Dokumente möglicherweise nicht einmal im System sehen können. Dies ist nicht nur aus Effizienzgründen nützlich, sondern auch eine wichtige Sicherheitsmaßnahme. Auch können Administratoren Berechtigungen im laufenden Betrieb ändern, wenn Sie eine Ausnahme machen müssen, während die Standardberechtigungseinstellungen unverändert bleiben.

Fordern Sie heute noch eine kostenlose Demo bei uns an oder besuchen Sie für weitere Informationen unsere Website unter www.openkm.com