DMS, OpenKM

Methodiken und Tipps zur DMS-Einführung im Unternehmen

März 18, 2022 - DMS, OpenKM

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen ist von großer Bedeutung. Es bedeutet, dass sich das Unternehmen in einer Wachstumsphase befindet, da es mehr Informationen und Unterlagen erzeugt. Darüber hinaus trägt die Installation einer Dokumentenmanagement-Software dazu bei, das Unternehmen in eine effektivere, effizientere Organisation zu verwandeln, die besser auf Veränderungen oder Herausforderungen vorbereitet ist.

Die Umstellung von der Verwaltung von Papierdokumenten auf die Einführung des papierlosen Büros kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn Sie mit den Instrumenten der Dokumentenverwaltung nicht vertraut sind. Wenn Sie bereits Erfahrung haben, ist das ein Pluspunkt, der Ihnen helfen wird, mehr aus der gewählten Softwarelösung herauszuholen. Falls nicht, ist auch dies kein unüberwindbares Hindernis; jedes Unternehmen kann allein durch den Einsatz eines soliden Dokumentenmanagementsystems eine erhebliche Investitionsrendite erzielen. Natürlich muss man sich darüber im Klaren sein, dass das Unternehmen durch die Anwendung der besten Praktiken und eine solide Implementierungsstrategie einen schnellen Return-on-Investment (ROI) und eine umfassende Nutzung aller Funktionen der Software erzielen wird.

Vorbereitung

Unabhängig von der gewählten Dokumentenverwaltungslösung muss das Unternehmen einen Plan und einen Verwendungszweck berücksichtigen. Diese Entscheidung hilft den Managern zu bestimmen, welche Probleme wir lösen wollen und welche Softwarefunktionalitäten zur Lösung der Unternehmenssituation eingesetzt werden sollen. In diesem Sinne stellt ein Dokumentenmanagement-Anbieter seinen Dokumentenmanager in der Regel auf der Grundlage der von der Organisation erhobenen Bedürfnisse oder Anforderungen vor.

Außerdem werden weitere Informationen auf technischer Ebene abgefragt, z. B. die Anzahl der Benutzer, die anfängliche Größe des Repository, die Anzahl der pro Stunde, Tag, Woche, Monat und Jahr erstellten Dokumente, sofern möglich. Diese Daten helfen bei der Bestimmung der Art und Größe der Installation. Cloud-Lösungen sind in der Regel für kleine Unternehmen ohne eigenes technisches Team oder eigene Server geeignet. Sie ermöglichen die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems, wobei die Anwendung zusammen mit dem erforderlichen Speicherplatz gemietet wird und der technische Service, die Sicherungskopien und die Hosting-Wartung zum gleichen Preis inbegriffen sind.

Für mittelgroße oder große Unternehmen mit einer beträchtlichen Anzahl von Nutzern und einem mittleren, aber wachsenden Repository ist der Kauf der Software (On-Premise) auf Dauer in der Regel besser geeignet. Denn diese Unternehmen verfügen in der Regel über eigenes technisches Personal, eigene Server für das Hosting der Software und des Dokumentenspeichers und entscheiden selbständig über die Backup-Richtlinien, um nur einige Vorteile zu nennen.

Es besteht auch die Möglichkeit, hybride Installationen zu implementieren. Dies wurde in erster Linie für Organisationen konzipiert, die gleichzeitig in einem Cloud- und Serverkontext arbeiten. Je nach Fachwissen des technischen Teams des Dokumentenmanagement-Anbieters wird Ihnen die Option angeboten, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht und die Sie sogar bei Ihren Entwicklungsprojekten begleiten kann. Ein Kunde kann mit einer Cloud-Installation beginnen und auf die Serverversion migrieren, braucht Unterstützung bei der Integration des Dokumentenmanagers mit einer dritten Anwendung usw.

Bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems ist es wichtig, die Produkte und Dienstleistungen zu kennen, die im endgültigen Angebot enthalten sind.

In diesem Blog werden wir in groben Zügen den OpenKM-Implementierungsprozess darstellen. Jede Installation muss als einzigartig betrachtet werden, da jede Organisation ihre eigenen Bedürfnisse und Merkmale hat.

Einrichtung

Der Installationsservice ist im Angebot für unsere Kunden kostenlos enthalten. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob ihr technisches Personal bereit ist, diese Aufgabe zu übernehmen oder nicht. Sie können bei der Installation jederzeit anwesend sein, wenn Sie dies wünschen. In der Professional-Version, bei der das Dokumentenmanagementsystem auf dem Server des Kunden installiert wird, umfasst der Installationsservice folgendes.

Installation / Konfiguration:

Dokumentenmanager als Dienst konfiguriert
Dokumentenvorschau
Hilfe bei der Konfiguration von Backups
E-Mail-Funktionalität als Dienstleistung
E-Mail-Benachrichtigung und Abonnement-Service
OCR (Tesseract)
SSL (sicheres Extranet)
Antivirus
Integration mit Active Directory ( LDAP )
Personalisierung der Anwendung mit dem Logo Ihrer Organisation

Technischen Unterstützung:

1. Leistungsanalyse auf Abruf
2. Integrität des Repository
3. Leistung der Benutzeroberfläche
4. Leistung der Suchmaschine
5. Freier Festplattenspeicher und Backups
6. Sicherungsprotokolle

Ebenfalls inbegriffen ist der direkte Kontakt zum Entwickler-Team mittels Ticketsystem. Garantierte Reaktionszeit für jeden Fall und vollständiger Zugang zur OpenKM-Dokumentation.

Die Installation ist kein Thema, wenn die Cloud-Version verwendet wird. Allerdings umfasst diese Option auch eine Reihe von Dienstleistungen:

Installation/Konfiguration:

MySQL-Datenbank
Eigene Subdomain
Backups (inkrementell)
E-Mail-Dienst
Dokumentenvorschau
OCR (Keilschrift oder Tesserakt)
SSL (sicheres Extranet)
Antivirus
Personalisierung der Anwendung mit Ihrem Logo
Professionelle technische Unterstützung ist standardmäßig enthalten

Die allgemeinen Informationen zum Hosting lauten wie folgt:

1. 440 GB an Bandbreite
2. Redundantes Netz
3. Juniper Routing-Technologie
4. 100% Vermittlungsnetz, keine Kollisionsdomänen
5. High-Speed-Zugang zu allen Internet Uplinks
6. 24/7 Überwachung
7. Netzverfügbarkeit min. 99%

Die Installationsdauer ist in der Regel kurz. Bei einer Standardkonfiguration steht das Dokumentenmanagementsystem innerhalb von 2 Stunden zur Verfügung. Alle Installationen werden mit einem detailliertem Bericht ausgeliefert.

Benutzerschulung

In dieser Phase werden die Funktionalitäten des Dokumentenmanagementsystems, sein Zweck und seine Verwendung anschaulich dargestellt.

Zur Erleichterung der Initiierung, Überwachung, Erreichung der Ziele und des Abschlusses der Schulung findet man in der OpenKM Academy das Schulungsangebot des Dokumentenmanagementsystems. Es ist auf das Profil des Benutzers angewendet.

1. Anwender
2. Administrator
3. Berater
4. Workflow-Entwickler

Es besteht jedoch immer die Möglichkeit, maßgeschneiderte Schulungen anzubieten.

Im Anschluss an die Ausbildungsphase erhalten die Benutzer das Handbuch und den Titel, der ihnen bescheinigt, dass sie die Ausbildung abgeschlossen und erfolgreich bestanden haben.

Anforderungen annehmen

Es stimmt zwar, dass das Unternehmen nach der Installation und einer entsprechenden Schulung die Dokumentenmanagement-Software so konfigurieren kann, dass sie seinen Erwartungen entspricht, aber manchmal – vor allem, wenn man zum ersten Mal mit einem elektronischen Dokumentenmanagmentsystem arbeitet – kann es einschüchternd sein, den Dokumentenkontext des Unternehmens und die zu implementierende Strategie zu definieren. Bei OpenKM kann durch die Beratungs- und Parametrisierungsdienste eine personalisierte Version des Dokumentenmanagementsystems installiert werden. Diese Anpassung kann jederzeit vorgenommen werden. Es kann sein, dass ein Kunde einige Zeit mit einer Grundkonfiguration mit der Software arbeitet, dann aber Unterstützung für zusätzliche oder weitergehende Entwicklungen benötigt. Zu den wesentlichen Anforderungen gehören:

1. Benutzer erstellen
2. Rollen definieren
3. Definition der Taxonomie: Ordner, Digitale Akten, E-Mails, Dokumente
4. Definition der Sicherheitsrichtlinien: Lese-, Schreib-, Lösch- und Sicherheitsrechte (granular, individuell, rollenbasiert)
5. Definition von Kategorien
6. Definition von Vorlagen: Dokumente, Ordner, Akten
7. Erster Massenimport (falls vorhanden)
8. Identifizierung und Beschreibung von Automatismen
9. Identifizierung und Definition von Workflows
10. Umfassende Einrichtung der E-Mail-Archivierung
11. Berichte / Reports

Diese Anforderungen werden in der Angebotsphase mit dem Kunden besprochen und zusammengefasst. Daraus entwickelt sich das Pflichtenheft welches weiter den Zeitplan und das Budget für das Projekt enthält.

Technische Unterstützung

Bei OpenKM ist die Beauftragung einer technischen Dienstleistung problemlos möglich. Die Kunden, die sich für die Inanspruchnahme weiterer Dienstleistungen entscheiden, können für jeden Service-Fall ein entsprechendes Ticket eröffnen. Dies garantiert die im Vertrag vorgesehene Behandlung und Lösung.

Zu den Mitgliedern des technischen Teams von OpenKM gehören auch die Entwickler der Software, was eine umfassende Kenntnis des Systems garantiert.

Wie bereits erwähnt, beinhaltet die Beauftragung des technischen Dienstes auch den uneingeschränkten Zugang zur Dokumentation und den direkten Kontakt mit den Entwicklern der Dokumentenmanagement-Plattform.

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