Geschrieben von Ana Canteli am 9. Juli 2021

In der Informationsgesellschaft wird es immer schwieriger, einen Arbeitsplatz zu finden, an dem man nicht irgendwann mit Dokumenten oder Daten zu tun hat. Und nun könnten wir hinzufügen, dass aufgrund der außergewöhnlichen Umstände, in denen wir leben, die Verwaltung von Dokumenten und Informationen durch Dokumentenmanagement-Software zur Norm geworden ist.

Dies ist zwar eine Lösung für ein komplexes Problem, kann den Betroffenen jedoch Kopfschmerzen bereiten. Wenn Sie z. B. in einem Büro arbeiten, wie verändern sich die Prozesse der Dokumentenverwaltung mit der Einführung eines elektronischen Dokumenten- und Aktenverwaltungssystems? Werden Papierdokumente weiterhin akzeptiert? Was ist zu tun, um sie zu digitalisieren? Wie wird die elektronische und digitalisierte Dokumentation organisiert? Wo sollte man bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Software beginnen? Und wie weit wollen wir gehen? Und was muss ich auf technischer und menschlicher Ebene tun? Und dies ist nur eine Auswahl der Abwägungen, die jedes Unternehmen in letzter Zeit treffen musste.

Einige haben sich dafür entschieden, dort zu bleiben, wo sie waren, mit den damit verbundenen Risiken. Andere haben sich für die Einführung von Dokumentenmanagementlösungen entschieden, um dieses Hindernis zu überwinden.

Ohne entsprechende Planung müssen die Mitarbeiter des Unternehmens ihre Anstrengungen verdoppeln, um mit einem Werkzeug zu arbeiten, das sie möglicherweise nicht ausreichend kennen; die Folgen sind vermehrte Ausfälle, Fehler und schlechte Erfahrungen, die die Akzeptanz und den Erfolg des Projekts negativ beeinflussen können.

Die Einführung eines neuen Dokumentenmanagement-Tools in einer Organisation ist ein Projekt, an dem alle beteiligt sind. Vom Vorstand, der die Entscheidung trifft, über das mittlere Management und das technische Personal, das die neue Lösung einsetzt, bis hin zu den Mitarbeitern, die am meisten von der neuen Software betroffen sein werden. Nicht zu vergessen ist natürlich die Meinung der Kunden, die höchstwahrscheinlich die neue Plattform nutzen, um unsere Produkte und Dienstleistungen weiterhin zu nutzen.

Unter diesen Umständen wird es immer wichtiger, bei der Einführung eines neuen Online-Dokumentenmanagement-Tools die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Andernfalls riskieren wir, dass sich die getätigten Investitionen nicht amortisieren, was nach Ablauf der Frist geschieht, und dass das Vertrauen, das die Nutzer in das neue System entwickeln können, beeinträchtigt wird.

Aus diesem Grund bieten wir bei OpenKM Online-Schulungen im Bereich der Dokumentenverwaltung an, um den Erwerb von neuem Wissen und die Entwicklung neuer Fähigkeiten durch das Personal, das mit unserem Dokumentenverwaltungssystem arbeitet, zu erleichtern. So stellen wir sicher, dass die Organisationsmitglieder die Software von Anfang an als Hilfe und nicht als Hindernis bei ihrer täglichen Arbeit sehen.

OpenKM bietet Online-Kurse für Dokumentenmanagement an, die an verschiedene Profile angepasst sind:

Kurs für Dokumentenmanagement-Administratoren

Er richtet sich an das Personal, das für die Konfiguration und Wartung der Installation zuständig ist. Dank dieses Online-Kurses zur Dokumentenverwaltung sind die Administratoren in der Lage, die Software je nach den Bedürfnissen des Unternehmens zu erweitern und zu entwickeln.

Kurs für Berater für Dokumentenmanagement

Dieser Kurs richtet sich an das Personal, das für die Erstellung und Parametrisierung des Dokumentenmanagementsystems zuständig ist, um die Anforderungen des Unternehmens auf strategischer, operativer und funktionaler Ebene zu erfüllen. Für diesen Kurs sind keine Vorkenntnisse im Dokumentenmanagement erforderlich. OpenKM hat diesen Kurs in Zusammenarbeit mit der Higher School of Archival and Document Management der Autonomen Universität von Barcelona entwickelt.

Kostenloser Online-Einführungskurs für Benutzer

Die Online-Schulungsplattform von OpenKM bietet einen kostenlosen Einführungskurs in die Dokumentenverwaltung auf der Grundlage der OpenKM-Dokumentenverwaltungssoftware an. Mit diesem Kurs kann ein Benutzer grundlegende Kenntnisse im Bereich der Dokumentenverwaltung und -kontrolle erwerben und sich neue Fähigkeiten aneignen, die es ihm ermöglichen, sich auf persönlicher und beruflicher Ebene weiterzuentwickeln. Nicht zu vergessen, dass die neu erworbenen Kenntnisse dazu beitragen, fähigere, vielseitigere und kreativere Fachleute zu werden.

Diese Kurse bieten zahlreiche Vorteile: Die Online-Modalität macht die Programme zu 100 % flexibel, personalisiert und effizient. Sie ermöglichen es Ihnen, die Sitzungen an Ihre zeitliche Verfügbarkeit anzupassen.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.